La ofimática, base de la gestión

Las aplicaciones ofimáticas son herramientas de uso general, como pueden ser los procesadores de texto y las hojas de cálculo, aplicables a un gran número de necesidades o situaciones empresariales. Pueden utilizarse como elementos básicos de gestión y contribuir a aumentar la productividad.

Google Docs o Zoho Docs son la adaptación “en la nube” de los paquetes ofimáticos tradicionales, como MS Office u OpenOffice. No tienen la misma potencia que éstos, pero ofrecen las funcionalidades suficientes como para hacer una gestión empresarial básica y permiten acceder a toda la información almacenada desde cualquier ubicación con acceso a Internet, sin necesidad de que el ordenador que se utiliza tenga instalado ningún tipo de software específico, más allá de un navegador de Internet.

Ambas plataformas son compatibles con los documentos de MS Office y Open Office e incluso existen utilidades para trabajar offline y sincronizar los archivos locales con los de la nube.

¿Cómo ponerla en marcha en una PYME? ¿Cómo utilizarla para sacarle el máximo partido?

Tanto Google Docs como Zoho Docs ofrecen de forma gratuita un espacio limitado de almacenamiento para crear, editar y compartir documentos de texto, hojas de cálculo, calendarios y presentaciones.

Para empezar a trabajar con ellos no es necesario instalar nada en el ordenador o dispositivo que se utilice. Basta con registrarse en sus webs (http://docs.google.com/ y https://www.zoho.com/docs/) para acceder al entorno de trabajo y utilizar todas sus funcionalidades.

Sin embargo, para aprovechar al máximo sus beneficios, lo ideal es registrar un dominio con el nombre de la empresa y asociarlo a una de estas plataformas, lo que permitirá tener un correo profesional (@miempresa.com) con acceso de hasta 10 personas, tanto al mail como a los documentos y calendarios compartidos.

Beneficios de su aplicación en la empresa

En una pequeña empresa, el procesador de textos puede utilizarse para reflejar procedimientos de trabajo, diseñar folletos sencillos, generar informes, elaborar facturas y presupuestos, redactar contratos y acuerdos, etc.

Las hojas de cálculo permiten realizar un control económico básico, consolidando ingresos y gastos y mostrando información gráfica sobre beneficios y liquidez. Asimismo, analizar los gastos en un periodo amplio (un año, por ejemplo), ofrece a la empresa una visión más global que facilita la detección de elementos en los que se puede realizar un ajuste económico, mejorando de este modo la gestión de los recursos activos de la empresa.

En cuanto a las presentaciones, mejoran el modo en el que la empresa pone en valor la información, ya sea externa o internamente: dossier corporativo, informes de resultados, cursos, ofertas y presupuestos, información para proyectar en ferias, etc.

La principal ventaja de utilizar estas herramientas “en la nube” es la posibilidad de compartirlos con otras personas de forma ágil, accediendo a ellos de forma online en lugar de enviarlos como adjuntos por email o transportarlos en otro tipo de dispositivos de almacenamiento. Así, además de tener la información totalmente accesible, se logra evitar la existencia de múltiples versiones distribuidas en diferentes soportes y el riesgo de error y pérdida de información que esto supone.

En cuanto a la gestión de la información, ambas plataformas cuentan con un excelente sistema organizador de archivos que permite administrar los documentos de manera eficiente: Creación de árboles de carpetas, clasificación automática por frecuencia de uso, compartición ágil de documentos y un potente buscador.

Las empresas que requieran una gestión eficaz de los calendarios y las tareas pendientes pueden encontrar en Google Docs y en Zoho Docs una solución gratuita y robusta ya que ambas cuentan con herramientas que, además de permitir que los calendarios se compartan y consulten por varias personas, permite incluir eventos, compromisos, citas, reuniones con todo tipo de detalles y envía notificaciones y recordatorios a través de correo electrónico, o, incluso, mediante mensajes sms.

TIC consejo

Compartir un documento en la nube es la forma idónea de trabajar colaborativamente sobre diferentes tipos de documento: informes, textos, hojas de cálculo, presentaciones, etc.

Tanto Google Docs como Zoho Docs permiten que varias personas trabajen simultáneamente redactando, introduciendo anotaciones y comentarios, reduciendo de forma considerable el tiempo que sería necesario para hacerlo con mecanismos tradicionales y minimizando el riesgo de error.

Diccionario tecnológico

  • Ofimática: Es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados. Actualmente es fundamental que estén conectadas a una red local y/o a internet.
  • Cloud Computing (Computación en la nube). Consiste en la posibilidad de ofrecer servicios a través de Internet. Es una tecnología nueva que busca tener todos nuestros archivos e información en Internet y sin depender de poseer la capacidad suficiente para almacenar información.

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